Come conservare i consensi informativi dei genitori per la stagione
Guida pratica per società sportive del settore giovanile FITAV: archiviazione cartacea e digitale dei consensi informativi, controlli periodici e gestione delle scadenze in sicurezza.
Archiviazione annuale
Ogni consenso informativo firmato deve essere conservato in duplice copia: una cartacea nel fascicolo della società e una digitale in un archivio separato. Il nome del file deve contenere il nome del giovane e l'anno sportivo.
La società custodisce l'originale; la famiglia tiene una copia e la presenta a richiesta del direttore di tiro. Usa una cartella per ogni stagione, con separatori per le diverse attività (pedana e gara).
- Nome file con anno sportivo
- Doppia copia strategica
Verifica trimestrale
Ogni tre mesi il responsabile del settore giovanile controlla la validità del consenso: firma leggibile, data e nessun campo modificato. Il confronto avviene con il calendario federale e l'elenco delle gare.
Se il modulo non ha scadenza, la validità copre l'intera stagione; all'inizio di ogni nuovo anno sportivo, la società richiede una nuova firma. Se invece il modulo presenta una datazione, quel termine va rigorosamente usato.
- Controllo ogni 90 giorni
- Scadenza a inizio stagione
Aggiornamento dei dati
Ogni variazione (indirizzo, numero telefono, gruppo o stato di salute) richiede la compilazione di un nuovo consenso, non un semplice commento a margine. Firma e data devono essere riportate in modo univoco.
La stampa consentita del modulo originale non deve avere correzioni: usare lo stesso modello FITAV ufficiale. Prima di ogni competizione, il direttore di tiro verifica la corrispondenza del documento e della quota di età.
- Rettifica solo via ripetizione
- Modello ufficiale non corretto
Errori di archiviazione
Conservare i consensi senza separatori di anno porta a mescolare versioni e a non sapere il periodo di validità. Ogni stagione richiede un raccoglitore dedicato, con indice per cognome.
Scansioni ingiallite o a bassa risoluzione perdono i dettagli di firma: usate 300 dpi e verificate che il file sia leggibile. Conservare i cartacei in un luogo asciutto e privo di umidità per non rovinare la carta.
- Separatore per stagione obbligente
- Scansione a 300 dpi minima